Deine Firmen‑E‑Mail landet im Spam? Zeit für ein richtiges Postfach.
Das Gratis-Postfach vom Webhoster reicht 2026 nicht mehr: Google und Microsoft verlangen von geschäftlichen Absendern eine digitale Signatur, die dein Hosting-Postfach nicht hat. Ich ziehe deine E-Mail auf Microsoft 365 um — ohne Ausfall, ohne neue Adresse, mit allen alten Mails.
Warum das Hosting-Postfach nicht mehr reicht
Deine Mails kommen nicht mehr an
Seit 2024 verlangen Gmail und Outlook von Firmen-Absendern SPF, DKIM und DMARC. Das Hosting-Postfach kann davon nur den ersten Teil. Die Folge: Angebote und Rechnungen landen beim Kunden im Spam — und du erfährst es nicht.
Das Gratis-Postfach ist ein Auslaufmodell
Die großen Hoster bauen die kostenlosen Postfächer seit 2025 ab: Limits bei Weiterleitungen, Löschung ungenutzter Konten, kein Support. Wer jetzt wechselt, wechselt in Ruhe — nicht unter Druck.
Ein Team braucht mehr als ein Postfach
Gemeinsamer Kalender, Termine mit Kollegen abstimmen, info@ zu zweit beantworten, Handy und PC synchron. Das kann ein Hosting-Postfach nicht — Microsoft 365 schon.
Was im Umzug enthalten ist
Einrichtung
Das Fundament, das ein Hosting-Postfach nicht hat
- Microsoft-365-Konto für deine Firma anlegen
- Deine Domain verknüpfen — Adresse bleibt
- SPF, DKIM und DMARC sauber setzen
- Spam- und Virenschutz von Microsoft
- Sammeladressen (info@, buchhaltung@) als Team-Postfach ohne Zusatzkosten
- Zwei-Faktor-Anmeldung für jeden Benutzer
Umzug
Alle Mails, alle Ordner, kein Ausfall
- Alte Mails, Ordner und Kontakte werden komplett kopiert
- Umstellung an einem Werktag vormittags, ohne Unterbrechung
- Einrichtung auf PC, Mac, Handy und Tablet — vor Ort oder per Fernwartung
- Alte Weiterleitungen sauber abgelöst
- Website-Formulare und Rechnungsprogramm mit umgestellt
- Altes Postfach bleibt 14 Tage als Sicherheit
Danach
Damit es so bleibt
- Lizenz läuft über mich — eine Rechnung, ein Ansprechpartner
- Abschluss-Prüfung mit Testmails an Gmail und Outlook
- Spamschutz nach zwei Wochen auf die letzte Stufe
- Kurze Anleitung für dein Team
- Benutzer anlegen oder entfernen auf Zuruf
- Deine Domain und Daten gehören dir — jederzeit umziehbar
So läuft der Umzug ab
Bestandsaufnahme
Du schickst mir die Liste deiner Adressen, wer sie nutzt und auf welchen Geräten. Dazu, welche Programme in deinem Namen senden — Formular, Kasse, Rechnungsprogramm.
Einrichtung im Hintergrund
Ich lege die Konten an, verknüpfe die Domain, setze die Absender-Signaturen und kopiere deine alten Mails. Du arbeitest währenddessen ganz normal weiter.
Umzugstag
An einem Werktag vormittags leite ich die Zustellung um. Danach richten wir gemeinsam deine Geräte ein — meist eine halbe Stunde.
Nachlauf
Zwei Wochen bleibt das alte Postfach bestehen. Wenn nichts fehlt, schalte ich es ab, aktiviere die letzte Schutzstufe und du bekommst die Abnahme schriftlich.
Was es kostet
E-Mail-Umzug auf Microsoft 365
Einmalige Einrichtung und Umzug deiner Firmen-E-Mail — Domain, Sicherheit, alle Postfächer, alle Geräte.
- Grundpauschale: Microsoft-Konto, Domain, SPF/DKIM/DMARC, Sicherheit, Abnahme
- Je Postfach: Kopie aller Mails und Ordner, Einrichtung auf allen Geräten, Zwei-Faktor-Anmeldung
- Team-Postfächer wie info@ oder buchhaltung@ sind kostenlos dabei
- Website-Formular und Rechnungsprogramm werden mit umgestellt
- Schriftliche Abnahme mit Zustellbarkeits-Test
Lizenz & Betreuung
Die Microsoft-365-Lizenz läuft über mich: Du bekommst eine Rechnung, hast einen Ansprechpartner und musst dich nicht selbst mit dem Microsoft-Portal beschäftigen.
Monatspreis auf Anfrage — ich nenne dir den aktuellen Microsoft-Preis und meine Konditionen im Angebot, ohne versteckte Aufschläge.
Mehr als 10 Postfächer? Dann rechne ich pauschal — sag mir kurz, wie viele.
Häufige Fragen
Ändert sich meine E-Mail-Adresse?
Nein. Deine Adresse und deine Domain bleiben genau so, wie sie sind. Es ändert sich nur das System, das dahinter deine Mails annimmt und versendet. Visitenkarten, Briefpapier und Website musst du nicht anfassen.
Gehen alte Mails verloren?
Nein. Alle Mails, Ordner und Kontakte werden vor dem Umzugstag in das neue Postfach kopiert. Das alte Postfach bleibt danach zwei Wochen bestehen, bis du bestätigst, dass nichts fehlt.
Habe ich während des Umzugs einen Ausfall?
Nein. Die Umstellung dauert wenige Minuten, und Mails, die genau in diesem Moment eintreffen, werden vom Absender-Server zwischengespeichert und danach zugestellt. Du merkst davon nichts.
Muss ich Outlook oder Office kaufen?
Nicht zwingend. Die kleinste Lizenz (Business Basic) enthält Outlook im Browser und als App fürs Handy; Apple Mail am Mac funktioniert ebenfalls. Wer Outlook, Word und Excel als Programme auf dem PC will, nimmt Business Standard. Ich sage dir vorher, was du wirklich brauchst.
Warum nicht einfach das Microsoft-Postfach vom Hoster nehmen?
Kannst du — aber die Hoster verlangen nach der Aktionsphase oft fast das Doppelte des Microsoft-Listenpreises, und den Umzug samt DNS, Signaturen und Geräten machen sie trotzdem nicht. Bei mir bekommst du die Lizenz zum fairen Preis und die Einrichtung, die den Unterschied macht.
Ich habe eine Weiterleitung an Gmail. Bleibt die?
Die entfällt, und das ist Absicht: Weiterleitungen sind der häufigste Grund, warum Mails als Spam abgelehnt werden. Stattdessen liest du dein Firmenpostfach direkt in der Outlook-App — die bedient sich genauso wie Gmail, nur dass deine Mails dann auch ankommen.
Wo liegen meine Daten?
In Microsoft-Rechenzentren innerhalb der EU. Microsoft stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO bereit, der Teil deines Lizenzvertrags ist. Deine Domain und deine Daten gehören dir — ein Wechsel zu einem anderen Anbieter ist jederzeit möglich.
Was ist, wenn ich mehr als ein paar Postfächer habe?
Bis 10 Postfächer gilt der Festpreis auf dieser Seite. Darüber mache ich dir eine Pauschale — schreib mir kurz, wie viele Personen bei dir Mail nutzen, und du bekommst innerhalb eines Werktags ein Angebot.
Ich will kein Microsoft. Gibt es Alternativen?
Ja. Für Vereine, Solo-Selbständige und alle, die bewusst ohne Microsoft arbeiten wollen, richte ich auch günstigere Postfächer ein: Titan (Professional Email beim Hoster, ab rund 1 € pro Postfach und Monat) oder mailbox.org aus Berlin, wenn Datenschutz ohne US-Anbieter wichtig ist. Beide beherrschen SPF, DKIM und DMARC, Kalender und Spamfilter — nur die Team-Funktionen von Exchange fehlen. Der Ablauf und die Grundpauschale sind dieselben, weil die Arbeit dieselbe ist: Domain, Signaturen, Umzug, Geräte. Ich sage dir vorher ehrlich, welche Variante zu dir passt.