Ja, sobald die Mails geschäftlich relevant sind. Die Pflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (§ 147 AO) und gilt unabhängig von der Rechtsform – auch für Freiberufler und Kleinunternehmer. Betroffen sind zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragsabsprachen und Reklamationen.

Private Mails, Newsletter und Spam musst du nicht aufbewahren. Weil sich das im Alltag kaum zuverlässig trennen lässt, archiviert das System einfach alles – so geht nichts verloren.

Rechnungen und andere Buchungsbelege 8 Jahre (für Belege vor 2025 noch 10 Jahre), Geschäftsbriefe wie Angebote, Aufträge und Reklamationen 6 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder verschickt wurde.

Viele Steuerberater empfehlen, sicherheitshalber pauschal 10 Jahre aufzubewahren. Das Archiv ist darauf ausgelegt.

Nein. Im Postfach lassen sich Mails löschen und verändern, und ein Backup ist weder durchsuchbar noch gegen Änderungen geschützt. Die GoBD verlangen, dass geschäftliche Unterlagen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden.

Das Archiv speichert jede Mail in dem Moment, in dem sie ein- oder ausgeht – noch bevor jemand sie löschen könnte.

Nein. Die Aufbewahrungspflicht gilt nur für geschäftlich relevante Mails – Spam, Werbe-Newsletter und private Mails gehören nicht dazu. Spam, den Microsoft 365 schon beim Empfang aussortiert, landet in der Quarantäne und in der Regel gar nicht erst im Archiv. Was trotzdem im Posteingang ankommt, wird mitarchiviert – das ist rechtlich unproblematisch und kostet nur etwas Speicher.

Bewusst herausfiltern sollte man Spam trotzdem nicht: Wird eine echte Rechnung oder ein Kundenauftrag fälschlich als Spam erkannt, würde genau diese Mail im Archiv fehlen. Deshalb archiviert das System alles, was in deinem Postfach ankommt.

Ein amtliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht – die Finanzverwaltung stellt bewusst keine aus, und die Verantwortung liegt immer beim Unternehmen selbst. Entscheidend sind ein sauberer Betrieb und eine Verfahrensdokumentation.

Den technischen Betrieb und die Betreiber-Dokumentation übernimmt ein deutscher Archivspezialist, die Einrichtung und deinen Teil der Dokumentation übernehme ich. Bei einer Betriebsprüfung stellt der Betreiber seine Unterlagen direkt dem Finanzamt zur Verfügung.

Rechnungen, die du in Lexware, DATEV oder einer anderen Buchhaltungssoftware ablegst, sind dort bereits archiviert. Das E-Mail-Archiv ergänzt das um die gesamte übrige Korrespondenz – Angebote, Absprachen, Reklamationen.

Bei E-Rechnungen gilt: Die XML-Datei ist das Original und muss mit aufbewahrt werden. Im Mail-Archiv ist sie automatisch mit drin.

Die Archivierung läuft über eine Schnittstelle von Microsoft 365, die jede Mail zuverlässig mitschneidet. Ein Abruf per IMAP aus normalen Hosting-Postfächern wäre aus GoBD-Sicht nicht sicher genug und wird deshalb nicht angeboten.

Wenn du noch ein Hosting-Postfach nutzt, ziehe ich dich vorher auf Microsoft 365 um – deine Adressen bleiben dabei gleich.

Du bekommst einen vollständigen Export deines Archivs als EML-Dateien. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht läuft aber weiter – du musst die Daten dann selbst lesbar aufbewahren.

Deshalb empfehle ich, das Archiv über die gesamte Frist laufen zu lassen.